Madame, Monsieur,

Afin de continuer à améliorer les relations avec ses fournisseurs et pour se préparer aux nouvelles exigences règlementaires françaises¹,  Ramsay Santé a choisi de mettre en place un nouveau logiciel fournisseurs permettant de réceptionner des factures dématérialisées et un portail d’informations à destination des fournisseurs.

Ainsi, à compter du 30/09/2024, vos factures électroniques au format PDF devront être envoyées à l’adresse e-mail dédiée de l’entité juridique à facturer (sauf exception indiquée). Son usage est exclusivement réservé à l’envoi des factures.  Les listes des adresses par entité juridique sont jointes à l’email qui vous a redirigé vers cette page (02-Adresses d'envoi de factures - Entités Siège RAMSAY.pdf et 03-Adresses d'envoi de factures - Etablissements santé RAMSAY.pdf). Si l’entité n’est pas présente dans cette liste, merci de vous référer aux consignes de votre interlocuteur Ramsay Santé.

Nous vous remercions donc, à compter de cette même date, de ne plus envoyer vos factures à l’adresse email frontoffice.fournisseurs@ramsaysante.fr.

Aussi, nous vous rappelons quelques règles importantes à appliquer pour optimiser les délais de traitement de vos factures :

• Un email peut contenir plusieurs factures au format PDF. Attention, il faut privilégier un PDF natif généré à partir de Word ou de tout autre logiciel et pas le scan d’un document (image) au format PDF.
• Chaque fichier PDF doit correspondre à une seule facture. Un fichier PDF ne doit pas inclure plusieurs factures.
• L’email utilisée pour envoyer la facture doit correspondre à la société facturée mentionnée sur la facture.
• Le format de facture doit être conforme et doit inclure l’ensemble des mentions obligatoires et fiscales en vigueur (notamment, sans que cette liste soit exhaustive, le nom complet, adresse, n° TVA, un montant total cumulé de TVA, SIRET du vendeur et de l’acheteur ou le RPPS pour un professionnel de santé …).
• Pour toute facture, faire figurer les éléments suivants en lien avec la commande par ordre de priorité : numéro de bon de commande (sans préfixe ni suffixe), code direction, nom de la direction, nom de l’interlocuteur, code projet (indiquez toutes les informations dont vous disposez). La liste des codes direction est également jointe à l’email qui vous a redirigé vers cette page (04-Codes Direction - Entités Siège  RAMSAY.pdf).
• Pour les achats récurrents couvrant une période annuelle ou pluriannuelle, un numéro de commande unique est envoyé pour l’ensemble de la période. Ce numéro (commençant par PD) doit être reporté sur les factures associées.

L’ensemble des bonnes pratiques de facturation à respecter sont décrites dans le guide complet reçu en pièce jointe de l’email reçu précédemment (05-Guide des bonnes pratiques de facturation.pdf).

Nous vous donnons la possibilité de suivre le statut de traitement de vos factures de deux manières :

• En utilisant l’URL https://vodimorgds.p2p.basware.com/Edge/tracker?language=fr-Fr pour le suivi unitaire de vos factures
• En vous inscrivant au portail https://portal.basware.com/join pour avoir une vision de l’intégralité de vos factures. Une notice décrivant les étapes d’inscription au portail est en pièce jointe de l’email reçu précédemment (06-Notice explicative Inscription portail Basware.pdf) et une autre notice expliquant les étapes à suivre pour consulter le statut des factures sur le portail en pièce jointe de l’email reçu précédemment (07-Notice explicative Visualisation factures portail Basware.pdf). 

Pour tout renseignement concernant les engagements Basware concernant la RGPD, nous vous invitons à consulter ce lien https://www.basware.com/fr/footer/rgpd.

Pour toute question, nous vous prions d’adresser votre demande à l’adresse frontoffice.fournisseurs@ramsaysante.fr avec en objet de votre e-mail « Informations – P2P – Envoi factures Ramsay ».

Nous vous remercions pour la prise en compte de cette évolution.

Nous vous prions d’agréer, Madame, ou Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

¹Loi de Finance Rectificative n°2022-1157 du 16/8/2022, décret n°2022-1299 et arrêté du 7/10/2022 fixant les règles de facturation électronique