Madame, Monsieur,

Afin de continuer à améliorer les relations avec ses fournisseurs et pour se préparer aux nouvelles exigences règlementaires françaises¹,  Ramsay Santé a choisi de mettre en place un nouveau logiciel fournisseurs permettant de réceptionner des factures dématérialisées et un portail d’informations à destination des fournisseurs.

Ainsi, à compter du 30/09/2024, vos factures électroniques au format PDF devront être envoyées à l’adresse e-mail dédiée de l’entité juridique à facturer. La liste des adresses email par entité juridique a été jointe à l’email que vous avez reçu précédemment (Annexe liste des établissements Groupe RAMSAY.pdf). Si l’entité n’est pas présente dans cette liste, merci de vous référer aux consignes de votre interlocuteur Ramsay Santé.

Nous vous remercions donc, à compter de cette même date, de ne plus utiliser l’adresse frontoffice.fournisseurs@ramsaysante.fr pour l’envoi de vos factures.

Aussi, nous vous rappelons quelques règles importantes à appliquer pour optimiser les délais de traitement de vos factures :

• Un email peut contenir plusieurs factures au format PDF. Attention, il faut privilégier un PDF natif généré à partir de Word ou de tout autre logiciel et pas le scan d’un document (image) au format PDF.
• Chaque fichier PDF doit correspondre à une seule facture. Un fichier PDF ne doit pas inclure plusieurs factures.
• L’email utilisée pour envoyer la facture doit correspondre à la société facturée mentionnée sur la facture.
• Le format de facture doit être conforme et doit inclure l’ensemble des mentions obligatoires et fiscales en vigueur (notamment, sans que cette liste soit exhaustive, le nom complet, adresse, n° TVA, un montant total cumulé de TVA, SIRET du vendeur et de l’acheteur ou le RPPS pour un professionnel de santé …).
• Pour toute facture, faire figurer les éléments suivants en lien avec la commande par ordre de priorité : numéro de bon de commande (sans préfixe ni suffixe), code direction, nom de la direction, nom de l’interlocuteur, code projet (indiquez toutes les informations dont vous disposez). La liste des codes direction est également jointe à l’email qui vous a redirigé vers cette page (Annexe II Codes Direction Groupe RAMSAY entités Siège.pdf).
• Pour les achats récurrents couvrant une période annuelle ou pluriannuelle, un numéro de commande unique est envoyé pour l’ensemble de la période. Ce numéro (commençant par PD) doit être reporté sur les factures associées.

L’ensemble des bonnes pratiques de facturation à respecter sont décrites dans le guide complet reçu en pièce jointe de l’email reçu précédent (Guide des bonnes pratiques de facturation.pdf).

A compter de cette même date, nous mettons également à votre disposition un portail dématérialisé vous permettant de suivre le statut de traitement de vos factures. Ce portail est accessible via ce lien :

https://portal.basware.com/join

Une notice décrivant les étapes d’inscription au portail est en pièce jointe de l’email reçu précédemment (Notice explicative Inscription portail Basware.pdf) et une autre notice expliquant les étapes à suivre pour consulter le statut des factures sur le portail en pièce jointe de l’email reçu précédemment (Notice explicative Visualisation factures portail Basware.pdf).

Pour tout renseignement concernant les engagements Basware concernant la RGPD, nous vous invitons à consulter ce lien https://www.basware.com/fr/footer/rgpd.

Pour toute question, nous vous prions d’adresser votre demande à l’adresse frontoffice.fournisseurs@ramsaysante.fr avec en objet de votre e-mail « Informations – P2P – Envoi factures Ramsay ».

Nous vous remercions pour la prise en compte de cette évolution.

Nous vous prions d’agréer, Madame, ou Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

¹Loi de Finance Rectificative n°2022-1157 du 16/8/2022, décret n°2022-1299 et arrêté du 7/10/2022 fixant les règles de facturation électronique